培训刚开始,主讲人肖劲草老师就利用一个小测试,让研会新成员了解时间的重要性——尝试回忆昨天的时间分配,一天24小时中,你能具体回忆的时间到底有多长?通过这个测试,我们发现在工作和生活中,我们有很多“不知道去哪儿”的零碎时间,如果能利用好这些碎片化时间,就能大大提高工作效率和生活品质。
因此,肖老师总结了时间管理的三大原则:
一、给事件做分类
按照“重要”和“紧急”两个维度,我们可以把生活中的事件分为重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急且不重要。
“重要但不紧急”的事件可以称为“黄金事件”,做起来效率高、质量好,例如学习,这是值得花费“黄金时间”去做的事情。“紧急但不重要”的事件通常会造成时间的碎片化和自我焦虑,在生活中应当尽量减少这一类事件。“重要且紧急”的事件则很难有充裕的时间完成,完成的质量会比较低。“不紧急且不重要”的事件则可以考虑由他人完成,尽量减少自己的时间和精力在此类事件上。
二、合理时间规划
基于上述的事件分类,肖老师以自身为例,展示了一天的时间该如何被合理规划。
早饭后的2小时是一天中的黄金时间,主要用于处理“重要但不紧急”的事件,是学习的黄金时间。10:00至午饭之前,则适合处理“重要且紧急”事件。下午14:00-15:00是人在一天中最疲倦的时候,比较适合处理“不重要但紧急”事件。
总体来说,我们要尽量避免紧急事件的发生,提高工作效率。
三、制定Deadline
在做事的时候,并不是投入时间越多,效果越好。因此,在开始做一件事情时,要先定下一个Deadline,规定自己在一定的时间内完成。同时,要学会做事件清单/“To Do(土豆) List”,把日计划、周计划,甚至是年计划等规划好,然后逐项完成。
肖老师讲述完毕后,院研究生会副主席吴楠根据在台湾中天电视台实习的经历,跟研会新生分享了如何做好会议管理。
首先,做好会前准备。对于在会上要报告什么内容,自己要有充分的准备。除此之外,借用会议场地等细节部分也应在会前确认。其次,会中注意时间掌握。无论是在会上报告还是讨论,都应该有时间观念,控制好个人报告的时间。另外,做好议程跟踪。对于会上落实的事情,在会后应该主动跟踪事情进展,落实到位。最后,关于线上会议与面对面会议的利弊,吴楠提到,只要定好时间范围,确定与会人员均能出席,线上会议也可以做到高效。(陈淑晶)
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