华中师范大学各培养单位：
非全日制研究生毕业生档案整理和寄送工作是毕业生离校工作的重要环节。按照档案馆档案整理和寄送工作的要求，确保我校毕业研究生档案及时、准确寄往各相关单位，现将档案整理、寄送及后续有关工作通知如下：
一、全日制毕业研究生人事档案工作安排
(一)学院整理档案材料：
1. 时间：1月3日——1月8日;
2. 毕业研究生档案材料目录：见附件1;
3. 整理基本要求：见附件2
(二)学院转递档案至研究生院档案室：
1. 时间地点：2018年1月9——10日，研究生院一楼档案室
2. 要求：(1)档案材料分别按硕士博士学号从小到大排列;
(2)提交准确毕业生名单，并写明录取类别;
(3)按时上交档案材料，时间安排见附件3。
二、全日制定向培养研究生人事档案工作安排
研究生院档案室根据研究生提供的与定向培养协议相符的工作单位信息，通过中国邮政“EMS”方式邮寄档案至毕业生工作单位。(少数民族骨干计划非在职研究生档案由档案馆直接寄送)
三、非全日制研究生人事档案工作安排
(一)类型：免费师范生、同等学力申请硕士学位、在职单证硕士
(二)人事档案：由学院整理完整后，粘贴密封条并盖章，按照毕业生提供的档案邮寄地址通过中国邮政“EMS”方式邮寄档案;
四、毕业研究生业务档案工作安排
所有全日制、非全日制业务档案于2018年3月另行提交研究生院档案室，时间地点另行通知。
五、其他注意事项
(一)严肃档案管理纪律。
1. 各培养单位要高度重视档案工作，必须指定一名研究生秘书或辅导员作为毕业生档案整理寄送工作的专门负责人，根据档案整理要求和时间进度表，完成本单位毕业研究生档案整理和寄送工作;
2. 不得委派研究生单独领取、整理和寄送学生档案。
3. 各种档案材料的转递需要清单明确，负责老师签字确认。
4. 严格执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全，严禁擅自涂改、伪造，严禁为他人改动档案信息提供方便，严禁本人查阅或借用本人及直系亲属档案。
(二)规范档案产生过程
1. 确保档案材料必须完整齐全;
2. 确保档案签章完整规范;
3. 确保档案内签字规范：黑色。
研究生院
2018年 1月3日
